澳大利亚在许多领域处于世界领先地位。我们的城市一直是最宜居的城市之一，我们的人均志愿者率是最高的之一，我们自豪地产生了不成比例的好莱坞一线名单。

　　然而，我们在另一个重要的领域也处于领先地位，但我们没有足够的讨论：电子邮件的使用。事实上，澳大利亚的电子邮件数量在世界上排名第十，每天有81亿封电子邮件发往和发往澳大利亚。

　　这是一个令人生畏的大数字，凸显了许多工作场所的盲点。

　　尽管电子邮件是同事之间沟通的主要工具，但当涉及到如何使用电子邮件时，我们大多数人都是盲目的。因此，本着制定一些简单准则的精神，这里有七条电子邮件礼仪规则，任何人都可以从中学习，成为一个更好的人。

　　在史前时代，CC是“carbon copy”的缩写，指的是一种古老的艺术，在你写字的纸下面放一张复写纸，这样就可以直接复制下面的内容。

　　今天，这是一种让别人了解与他们有关的信息的非正式方式。或者至少，这是它的本意。有些工作场所有一种堆积抄送邮件的文化：就像婚礼邀请清单一样，把它当作喷枪，让每个人都收到不必要的邮件。如果使用得当，CC字段应该只包含那些真正需要知道的人。

　　与抄送滥用罪相关的是那些把一长串名字当作邀请回复链上每个人的人。在你点击“发送”之前，你需要仔细考虑一下，因为它很快就会失去控制。不要仅仅为了堵塞同事的收件箱，或者为了在工作中获得加分而堵塞同事的收件箱。

　　欺骗别人打开电子邮件可能会让你快速点击，但代价是信任。在工作环境中，发送带有神秘标题的电子邮件，或者故意含糊、危言耸听或误导人的电子邮件，都是不被允许的。你的标题要清晰明了，以避免混淆它的内容。

　　如果你正在写一封工作邮件，不要用它来卸载你关于这个主题的所有信息。把它保存在详细的附件、电子表格或会议上。

　　一般来说，如果一篇给同事的电子邮件文章比你的鼠标滚动一圈还长，那就已经太长了。

　　电子邮件应该只有一种字体和颜色。使用多种字体大小和格式来吸引注意力会分散信息的注意力。有时候，从各种来源剪切和粘贴信息（你好，ChatGPT）可以真正发挥格式。不要在邮件中使用表情符号和感叹号，保持邮件超级干净。

　　如果你曾经写过这样的回复：“按照我之前的邮件”，那么我直接看着你。如果不在文本中加入被动攻击的攻击，就很难读懂电子邮件的意图语气。

　　目标是保持你的语言文明、专注和切中要害。如果你真的对某件事感到情绪激动，当面表达，而不是写下来。

　　有没有人给你发过邮件，然后打电话或者直接走到你的办公桌前问：“你看到我刚刚发的邮件了吗？”这被称为电子邮件快递员，这是一个超级烦人的习惯。

　　不要每封邮件都是紧急的，也不要指望你马上回复。冷静下来，慢慢来，准备好了就回复。

　　这些是大多数工作场所最常见的电子邮件犯罪。每个环境都是不同的，您应该以此为基础来修改和创建反映您希望如何工作的环境。

　　在你阅读这篇文章的四分钟左右的时间里，全世界已经发送了超过10亿封新邮件。其中很多人都是澳大利亚人，所以我们是时候学会如何做好这件事了。

　　蒂姆·杜根是《工作》一书的作者。他定期在timduggan.substack.com上撰写时事通讯