美国人事管理办公室(Office of Personnel Management)上周五宣布了一项新计划，旨在帮助联邦政府人力资源部门更好地应对每年冬季即将离职的联邦雇员提出的大量退休申请。
在每年的1月到3月之间，人事管理局收到的联邦政府工作人员的退休申请数量会大幅增加。就在今年，该机构发现，从2022年12月到2023年1月，新申请的人数增加了100%以上。最终的结果是，积压的待处理索赔可能需要数月才能解决。
长期以来，积压的工作一直是人事管理局的一个痛点，直到最近，该机构一直在努力制定一项计划，使退休流程现代化，以减少对纸质表格和人事管理局在宾夕法尼亚州臭名昭著的员工记录洞穴的依赖。但在9月，人事管理局发布了一项期待已久的IT战略计划，其中包括在2026年之前建立一个试点的“数字退休系统”、电子退休记录和在线申请流程。
与此同时，人事管理局局长Kiran Ahuja已经将寻找其他方法来简化退休程序作为优先事项。去年春天，该机构公布了一份新的指南，帮助退休的联邦工作人员了解与处理他们的索赔的各个方面相关的时间表，以及一系列避免可能导致处理延误的错误的提示。今年有两次，未处理的退休申请积压达到六年低点，一次是在6月，最近一次是在9月。
在星期五发给各机构负责人的一份备忘录中，阿胡贾向各联邦机构下达了一系列任务，旨在使人事管理局更容易处理每年的退休潮。此外，人事管理局将增加“员工能力”来处理激增的申请。
“作为人事管理局局长，我请求你的机构在这个过程中提供协助，”她写道。“平均而言，在所有提交给人事管理局审批的申请中，有超过四分之一的申请存在错误，导致养老金领取者无法收到全额退休金。”减少这些延误的最好方法是确保在提交给人事管理局之前没有错误，并且机构，工资提供商和人事管理局的退休服务部门密切合作，及时解决问题和错误。”
Ahuja写道，人事管理局已经制定了一份“月度错误报告”，以跟踪错误如何影响未决案件的积压，并作为各机构共同研究可能解决方案的“起点”。
此外，Ahuja要求各机构改进自己的人力资源流程，以减少不必要的处理延迟。她呼吁各机构向人事管理局提供预计在12月至3月期间提交退休申请的雇员数量，并确保在雇员离开政府后32天内向人事管理局提交退休方案。
“虽然人事管理局在收到退休申请包后开始计算处理时间，但退休和收到人事管理局之间的差距增加了退休人员等待第一笔付款的时间，”Ahuja写道。“加快这一过程可以为养老金领取者提供更好、更快的体验。”
备忘录还要求各机构实施自己的“质量保证程序”，在提交给人事管理局之前对每份退休申请进行审查，以便在程序早期纠正错误，并有可能避免因信息不正确或不完整而造成的长时间延误。它还鼓励人力资源部门的员工通过参加人事管理局的年度培训来提高他们对退休流程的了解。
“完成的申请可以在短短30天内处理，而那些有任务文件或信息的申请可能需要更长的时间，”Ahuja写道。“机构一级的内部质量保证将减少错误并缩短处理时间。人事管理局同样致力于降低错误率，并与各机构和工资单提供商合作，以更快地回答问题并解决错误。”
