我得承认：我的工作效率系统有点混乱。当我看到人们分享组织精美的概念仪表板，并使用最新的基于订阅的生产力工具时，我经常畏缩不前。
为什么我的Windows工作流程在软件形式下感觉像一张杂乱的桌子？
我需要跟踪的东西分为浏览器书签、oneNote笔记集、微软的to Do应用程序、OneDrive中的文件文件夹，以及分散在不同地方的其他东西。我的工作效率“系统”永远不可能上instagram。（说实话：你的效率系统可能也不会在社交媒体上走红。）
在研究了一些新的Windows生产力应用程序来升级我的设置之后，我意外地获得了生产力启示：如果你的Windows生产力设置感觉一团糟-但你实际上完成了事情-它没有坏！
如果在别人看来很混乱，谁在乎呢？人们浪费了太多的时间来调整和优化生产力工具，而不是仅仅使用它们。重要的是你的系统是否适合你。
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让我们在生产力软件之战中休战吧。自从20年前生产力和软件博客Lifehacker发布以来，像我这样的极客们一直在争论最好的待办事项列表应用程序。人们总是试图找到理想的生产力设置。也许下一个待办事项列表应用程序将是一个绝对完美的，没有摩擦，准备好做你想做的一切。
也许不是。不幸的是，没有什么对每个人来说都是完美的。这既自由又解放，让你拥抱混乱的生产力系统。事实上，试图找到完美的生产力工具是一个巨大的生产力陷阱。在追求完美的过程中，你会发现自己不断地研究新的应用程序，迁移数据，并加快新的工作流程。嘿，也许这个新的待办事项应用程序可以提高你1%的工作效率！假设是这样：即使是这样，花几个小时切换系统值得吗？如果你喜欢，那很好。只是不要把它误认为是生产力：这是一种摆弄生产力工具的爱好。我也有同样的爱好。我明白了。)
此外，请记住：任何事情都有不好的一面。例如，很多人都有井井有条的概念笔记本，但这需要一些设置。此外，与任意工具的自由集合相比，它相当僵化。即使作为一个概念的高级用户，您也可能会发现自己需要添加额外的工具来获得更大的灵活性。
以下是我意识到的：我收集的不同寻常的提高效率的技巧实际上非常有用。我没有为一个生产力工具支付额外的一分钱——没有订阅。而且，由于我主要使用的是Windows内置的基本工具，所以我所依赖的一个花哨的生产力工具不会有一夜之间关闭的风险。它坚固、简单、灵活。
所以让我们来看看我混乱的工作流程。这些都是我个人使用工作流程来做的事情，这个工作流程已经发展到以奇怪的方式利用通用工具来为我工作。对你有用的东西会有所不同，这是关键。
电子邮件收件箱作为提醒工具：如果我知道我很快就会需要参考一封电子邮件，我会把它留在我的收件箱里——可能会有一个星星。谁需要“收件箱为零”或完美的标签系统？我写完后会把邮件存档。
浏览器书签栏作为一个便签本：我把我想保存的链接直接拖到书签栏上——不需要额外的工具。我也用了同样的设置来提醒，比如在书签栏的左侧保存一个名为“周三生日”的书签，这样它就一直在我的面前。它就像一个电子便利贴，我可以在完成后删除它。Chrome, Firefox, Edge， Brave -这适用于任何浏览器。
在OneNote中控制混乱捐卵的笔记：为了捕捉文章的想法和其他原始写作相关的灵感，我在OneNote中记下了它们。我不太担心组织问题。相反，我每个月都做一个新的部分（比如“2025年3月”），把笔记放到每月的部分，然后继续我的一天。为了稍后找到这些笔记，我可以滚动浏览每月的部分，或者直接使用OneNote的搜索功能。关键是我能快速捕捉音符。
Microsoft To Do作为日历：我使用微软的任务应用程序，我希望它能与现代日历应用程序集成在一起。经过一番研究，我决定只把它当作日历使用。在Microsoft To Do中，我有一个名为“日历”的任务列表，里面都是重要的日期（约会、生日、演出等等）。我可以很快看到我计划的所有事件的时间顺序列表，它与“计划”视图集成在一起，所以我可以在一个地方看到所有即将发生的事情——任务和日历事件。Microsoft To Do不是为这个设计的——一点也不是——但它对我很有用。
OneDrive中杂乱文件的文件夹：我不会纠结于每个文件应该放在哪里的完美文件夹结构。我有时会将文件分类到不同的文件夹中，但通常我只是将文件直接转储到名称清晰的文档文件夹中。我可以稍后用搜索找到它们。
当软件太多的时候，我就求助于纸上：当我作为主编管理How-To Geek的时候，我的数字任务清单变得非常繁重。我翻开电脑旁边的实体记事本。在一张老式的纸上，我写下每天必须完成的最重要的任务，边做边划掉。纸质报纸的某些特性是数字混乱的解药。而且它也不是一个花哨的Moleskine笔记本——只是我随手放着的一叠纸。
跨设备同步的好处是：由于我使用的是内置的Windows工具，它们总是近在咫尺，而且它们可以在我所有的电脑之间同步，不需要额外的软件。这意味着我也可以很容易地在手机上访问它们。
这个名单很奇怪，对吧？我知道有些观点听起来很荒谬。“等等，你对浏览器的书签栏做了什么？”
关键是，当我寻找最快、摩擦最小的方式来保存、组织和查找信息时，这种可控的混乱自然演变。
也就是说，不是所有的混乱都是好的、有成效的混乱。如果你很难找到你放东西的地方，那就说明你的系统不适合你了。（搜索是高效杂乱方法的关键：有了良好的搜索功能，你可以找到网页、笔记、文件、电子邮件和其他东西，而不用担心一开始就把它们完美地分类。）如果系统使用起来令人沮丧，那就糟糕了。
另一方面，如果你花费大量时间管理你的生产力系统——确保每一个笔记、电子邮件和文件都准确地分类在正确的位置——这也不是最佳选择。如果你把大量的时间花在寻找合适的工具上，而不是把事情做好或适当地放松，那就不会提高你的效率。这会消耗你的生产力。
有一个最佳点，它会随着时间的推移而演变。这就是我对我的设置的认识——它总是在变化。这是相当混乱的，但我也发现自己管理它。例如，我可能会把一些东西放在浏览器的书签工具栏上，以便在我把它移到oneNote或to Do应用程序之前，快速捕捉一些东西。有一种有组织的混乱，你可以享受你的工具的自由形式的灵活性，同时保持它们合理的组织。
网络上到处都是在社交媒体上炫耀他们漂亮的生产力系统的专家。但我敢打赌，大多数人都和我一样，没有适合上instagram的装备。
太多的人浪费了无尽的时间去寻找完美的生产力系统。如果你正在完成工作，你可以停止搜索。如果成功了，对你来说就是完美的。
它会进化吗？确定。让它。但你不必把你的整个系统都扔掉，然后重新开始。你尤其不需要给别人留下深刻印象——你只需要按照自己的方式把事情做好。
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